原始单据应按照下列要求进行粘贴、整理,不得随意、无序粘贴。对不按要求粘贴整理的凭证,会计人员有权拒绝受理。原始单据粘贴的规定一般是:
①空白凭证粘贴纸规格为21.5cm*11cm(或将A4纸张的三分之一裁开,作为空白凭证粘贴纸)。
②在空白粘贴纸上将原始报账单据按照车船费、住宿费、路桥费、邮电费、办公费、招待费等进行分类整理,同类原始单据粘贴在一起。注意空白粘贴纸左上角不能粘贴单据。
③同类原始单据如果数量较多,大小不一,应按单据规格的大小进行分类,同一张空白粘贴单上所粘贴的单据尽量保持大小一致。每张空白粘贴单所粘贴的单据不得过多,规格较大的单据(如购物发票等)可只重叠粘贴左上角部分;规格较小的单据(如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等)应按小票在下、大票在上的要求,从右至左或从下至上呈瓦状依次粘贴。
④在单据粘贴单上粘贴凭证时,应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。一般粘贴2-3列,每列若干张,在粘贴线内均匀粘贴,上、下及右方不得超出粘贴纸,两列之间不得重叠、大量累压粘贴。原始单据应保持原样粘贴,有奖发票应去掉对奖联,个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始单据内容的完整性。
⑤对于规格较大、纸质较硬的原始单据(如证明文件、合同、会议通知等),将其左上角粘贴在相应的原始单据粘贴纸上。
⑥原始单据粘贴完毕,需将凭证张数、小计金额完整填列在每张粘贴纸上。
⑦汇总填制“景德镇陶瓷学院零星开支报销汇总单”做封面,将部门名称、日期、报销内容(分类填列)、报销金额、单据张数和经手人签字等内容填列完整,做到书写正规、清楚,计算正确。将已填写完毕的费用报销单粘贴在已贴好的原始单据的空白粘贴纸上(将左上角对齐粘贴)。
⑧出差报销凭证(如城市间交通费、住宿费、路桥费等),均应使用“景德镇陶瓷学院差旅费报销明细表”做封面。粘贴时,应先将单据粘贴在空白粘贴纸上,然后加贴差旅费报销单,不得直接在差旅费报销单的背面粘贴报销凭证。出差期间因工作需要支出的其他凭证需单独粘贴,不得混同于差旅费报销。
⑨对借款单、会议费、接待费、办公耗材、设备购置等单张需转账支付的凭证,可不粘贴,签字后,经办人可持单据直接办理。对报销单据比较多的业务,应将转账支付的单据单独粘贴在一张粘贴纸上,并在填制费用报销单时在备注栏中注明。